Toute les organisations sont amenées à gérer des projets.
Il peut s’agir de projets de toutes sortes : des développements, des projets informatiques, des transformations stratégiques (définition et suivi), des conceptions de nouveaux produits, etc.
Quel qu’en soit le type, les grandes étapes et les tâches de la gestion de projet restent généralement peu ou prou les mêmes. Il faut désigner les acteurs, préparer, planifier les jalons, exécuter, suivre l’avancement, définir des plans d’actions, gérer les budgets… et vous savez ce que l’on dit :
« Vous ne pouvez pas piloter ce que vous ne pouvez pas mesurer«
Aussi, pour mieux piloter vos projets et en améliorer les performances, mettons la business intelligence au service de la stratégie de projet, grâce à l’analyse de données.
Suivi global
Lorsqu’une entreprise gère un portefeuille important de projets, il est très important d’avoir une vue d’ensemble sur les projets et sur les activités liées.
Dans cette vue, il est pertinent de visualiser rapidement les coûts, ainsi que les budgets et les écarts (en montant et en tendance). Autre indicateur important, la répartition des coûts et budgets par sujet (par famille ou par type de projet) permettra de détecter les anomalies au plus tôt dans les projets. Le suivi de l’évolution de ces sujets dans le temps est capital.
Bien entendu, un tel tableau de bord doit pour pouvoir être filtré afin d’approfondir l’analyse sur un sujet en particulier.
Suivi des projets
Lorsque l’on creuse l’analyse, il est essentiel de pouvoir porter son attention sur les types de projets. En effet, selon le sujet, ils peuvent nécessiter une gestion différente.
Il faut alors, en fonction des types de projets pertinents, étudier l’évolution du coût des projets, le budgets alloué, les performances des équipes sur ces projets et comparer ces informations à l’état d’avancement prévu et réel.
Le suivi des temps passés est également primordial. Il permet, par projet et/ou par tâche, de comprendre comment le temps est utilisé. Analysé en détail, il permet de déterminer les critères de succès et les causes d’échecs. Ainsi, nous nous assurons que les prochains projets se dérouleront au mieux.
Là encore, des filtres pertinent permettront d’affiner l’analyse jusqu’à l’identification des points d’importance ou des plans d’action à mener rapidement.
Evolution des projets
Nous restons dans un suivi macro des projets.
L’évaluation globale du portefeuille de projets nécessite de bien connaitre – notamment – l’avancement global des projets, les moyens à allouer, le cycle de vie.
Il est donc nécessaire de posséder une vue des projets par état d’avancement.
Pour cela, nous représentons nos projets par nombre de ressources attribuées et par état d’avancement (de préférence en visualisant les deux simultanément comme ci-après). L’évolution de ces indicateurs dans le temps donne de précieuses informations quant aux projets en cours et aux besoins futurs, tant en terme de ressources que de budget.
Cette vue alerte également sur les situations anormales ou en cours d’aggravation.
Il reste, bien entendu, bien d’autres aspects de nos projets à étudier :
- La satisfaction des utilisateurs ;
- Le taux de non qualité ;
- Les étapes clés du succès dans les projets (tout comme dans la gestion d’opportunité) ;
- A l’inverse, les étapes critiques et mal gérées par l’organisation ;
- L’incidence de certains facteurs exogènes sur les projets ;
- L’impact de la saisonnalité ;
- etc.
Suivez vos projets de manière globale.
Précisez votre analyse jusqu’à identifier les raisons de vos succès et de vos échecs.
Anticipez vos besoins.
Et donnez enfin à vos équipes toutes les clés d’un succès assuré.
Nos KPI sont réalisés à l’aide de la solution Qlik Sense, éditée par notre partenaire Qlik.
