Je parlais justement de l’analyse de log dans un article précédent.
Tant cette partie traitait surtout de la gestion des fichiers générés automatiquement ; tant l’article que nous allons voir aujourd’hui va nous permettre d’expliquer ce qu’est l’analyse de fichier tiers, et en quoi ceux-ci peuvent vous faciliter, vous aider et améliorer voire embellir les rapports que vous voulez construire.
C’est, finallement, l’objectif même de la business intelligence.
La forme que peuvent prendre ces données
Ces fichiers peuvent être de plusieurs types :
- les tableurs : la forme la plus commune car des logiciels de bureautique comme Excel ou Open/Libre Office imitent à la perfection la gestion de tables d’informations dans une base de données.
- Les fichiers « plats » : comme les fichiers CSV. Ce sont des fichiers que l’on peut ouvrir directement avec un éditeur de texte quelconque.
- Les fichiers structurés : XML, JSON, YAML, etc…
Ce sont des fichiers qui, à la base, devaient servir pour l’échange d’informations entre logiciels (XML), l’affichage de données web (JSON) ou encore structurer des fichiers de configuration (YAML).
Ici, je ne cite que les fichiers les plus communs que vous pourrez rencontrer à ce jour. Mais bien sûr, d’autres pourront être inventés dans les prochaines années.
L’analyse de fichier comme source de données
Il arrive assez souvent qu’avant de devoir vous connecter à une source de données centralisée (comme la base de donnée d’un logiciel), vous voulez réaliser une ébauche de rapport :
- Soit avec un jeu de données restreint, parce que votre source de données principale est trop conséquente.
Vous allez alors faire une extraction limitée d’un jeu de données pour avoir l’ensemble des champs, mais pas l’ensemble des enregistrements. - Soit avec de nouvelles data qui n’existent dans aucun de vos SI.
Avec cette option, vous allez agrémenter votre rapport de nouvelles informations. - Soit avec des fichiers qui contiennent des informations que vous n’avez nulle part ailleurs.
Cette solution ressemble peut-être à la précédente, mais elle regroupe les fichiers n’ayant aucun lien avec vos SI existants. Ce sont des données créées uniquement dans des fichiers, en général périodiquement, et archivées selon ces mêmes périodes.
Analyse partielle de données
Cette étape permet de réduire un maximum les temps de chargement de données lors du développement de rapports. En réalisant un export de données fractionnées, les temps de chargement peuvent être réduits au minimum lors du développement, et ainsi construire votre rapport de manière plus rapide. Ensuite, vous pourrez toujours augmenter le volume. Soit en réalisant des exports plus conséquents, soit en vous branchant directement à la source de donnée.
Améliorer votre SI avec de nouvelles données
Il se peut que votre Système d’Information ne puisse pas avoir l’ensemble des champs que vous espéreriez avoir. Il vous faut donc créer un fichier pour lier ces nouvelles données à votre SI sans l’impacter tout en augmentant votre capacité d’analyse.
Par exemple, vous avez l’adresse de vos clients mais vous aimeriez connaître plus de détails comme la communauté de commune, le nom du département, la région liée à la ville où se trouve votre client.
Dans mon fichier se trouvera alors l’ensemble des codes postaux qui permettront de lier directement les nouvelles informations nécessaires pour faciliter mon analyse.
Votre SI n’est composé que de fichiers
Soit parce que votre métier n’est pas encore ouvert par un logiciel digne de ce nom, ou parce que vous avez déjà entamé la conquête des informations de votre métier, et Excel était votre seule source disponible pour les stocker ;
Votre SI n’est au final qu’une longue liste de fichiers / classeurs différents, intégrant l’ensemble des informations que vous utilisez. Mais au final vous n’êtes pas expert en tableur et vous n’y stockez que des données.
Vous pouvez toujours à ce moment conserver cette manière de faire et avoir une solution de reporting vous permettant de lier, assembler et traiter l’ensemble de votre solution.
Quelque soit la manière que vous avez de stocker l’information, il y a toujours un moyen de faire de l’analyse sur vos données !
Ou découvrez nos autres articles de la série La BI dans tous ses états.
