La base de la BI
Reprenons l’introduction de cette suite d’articles sur la business intelligence.
L’analyse décisionnelle n’est qu’un outil pour vous faciliter la prise de décision. C’est à vous, et vous seul, de définir ce que vous avez envie de voir apparaître comme données dans vos rapports.
Pour ce faire, je vous avais évoqué les différentes formes que pouvaient prendre vos états.
Comme une petite piqûre de rappel ne fait pas de mal dans ce cas-ci, je vais les lister à nouveau :
- Le tableau de bord (je mentionnais le tableur, mais ce terme va être étendu)
- Un exemple de tableau de bord : la BI « opérationnelle »
- L’état final
- Un exemple d’état final : la présentation
Afin de maintenir votre but et de faciliter la prise de décision, il faut définir le type de rapport que vous souhaitez utiliser. Et pour cela, il faut se poser certaines questions :
- Quelle est l’audience visée ? Plusieurs acteurs sont-ils impliqués ?
- Décideurs
- Managers
- Opérateurs
- Clients
- Fournisseurs
- …
- A quelles fins sera utilisé l’analyse ?
- Avoir la capacité de filtrer selon certaines informations
- Consultation
- Présentation
- Prise de décisions immédiates
- Quels droits auront-ils sur cet état ?
- Modification
- Lecture
- Création de visuels, de dimensions ou de mesures
- Limitation de l’information
Pour vous aider à prendre votre décision, je vais vous décrire leurs utilités en mentionnant quelques exemples.
Le dashboard, ou tableau de bord
Le tableau de bord est un instrument qui permet non seulement d’afficher l’ensemble des informations dont vous avez besoin, mais aussi de « jouer » avec l’information.
Je m’explique : Normalement, quand on vous présente des informations, elles restent statiques. Mais dans ce cas-ci, j’ai un tableau de data me permettant de choisir mes axes d’analyses (appelés Dimensions) ainsi que des métriques à analyser (appelées Mesures).
Ex :
Je vais reprendre mon exemple sur la vente. J’ai un tableau qui contient pour chaque ligne : la date de la vente, le vendeur, et le montant vendu.
Sur une année, je peux avoir énormément d’informations à afficher sur un simple tableau.
Je fais alors un résumé du CA :
- sur l’année courante et précédente : pour connaître les tendances de ventes, de la saisonnalité.
- par commercial : pour fixer leurs objectifs.
Mais cela ne m’empêchera pas de créer plus tard une nouvelle mesure sur la quantité de commandes passées, ou sur le calcul d’un « panier moyen » de vente. L’information nécessaire pour cette mesure est toujours présente dans mes données, et donc calculable plus tard si le besoin se fait ressentir.
En continuant cet exemple, imaginons que chaque jour, chaque commercial peut voir uniquement ses prospects (nous parlerons plus tard de la limitation de l’information), ceux avec lesquelles une vente est déjà réalisée, ceux en cours, ceux où une prise de décision est à attendre. Les commerciaux pourront donc très facilement « choisir » les prospects qualifiés « proches de l’achat ». Cela leur permettra de vendre rapidement, ou alors de relancer des prospects avec un filtre sur ceux n’ayant pas donné de réponse depuis un certain temps.
Ceci me donne un exemple de BI opérationnelle pour le secteur de la vente. Bien évidemment, cet exemple pourrait être applicable à tous les secteurs d’une société, et encore plus dans certains domaines comme le BTP, l’hôtellerie, la gestion de projets, etc.
Pour en savoir plus sur ces sujets, découvrez nos articles sur les kpi métiers, dédiés à chaque activité de l’organisation.
L’état final, ou le rapport papier
L’état final est le rapport que l’on connaît aujourd’hui : axe d’analyse et chiffres figés pour l’axe demandé.
Ex : Bon de commande, facture, …
Ce genre de rapport est très utile pour n’avoir qu’une version unique pour tout le monde. Dans le cas d’une facture, même après plusieurs mois, les informations contenues dans celle-ci seront les mêmes pour le client comme pour le fournisseur.
Dans le cadre de la business intelligence, nous pourrions envoyer un état à des décideurs. Pour qu’ils évitent tous d’avoir des chiffres différents, nous leurs envoyons un état fixe du rapport, où aucune modification ne pourra être apportée pour les informations affichées.
Car il est nécessaire que chaque graphique, chaque tableau, chaque information présentée soit la même pour tous. Que ce soit pour l’utilisation d’un axe d’analyse ou pour la création de mesure.
Je m’explique, en reprenant mon exemple sur la vente :
- Dans le cas de la dimension utilisée, certains commerciaux ne vont s’intéresser qu’à certaines régions, certains secteurs d’activités ou encore seulement quelques périodes de l’année, car leur chiffre d’affaire se concentre sur ces parties mentionnées.
Mais comme je veux que ma présentation soit standardisée, il faut que l’état soit statique (= impossible à modifier). - Dans le cas de la mesure, il faut que le calcul défini au préalable soit le même pour tous.
Il est toujours possible de réaliser un calcul de plusieurs façon afin d’obtenir un résultat équivalent.
Mais c’est une source d’erreur, et c’est pour cela que l’on veut aussi fixer ce genre de calcul dans un état final.
Vous l’aurez compris, en business intelligence, un des premiers choix à réaliser, est le choix dans le type de rapport, à recevoir ou à envoyer. Une mauvaise évaluation de ce besoin pourra vous amener des difficultés quant à l’explication que vous devrez en faire.
Ou découvrez nos autres articles de la série La BI dans tous ses états sur notre blog, ainsi que nos présentations sur Youtube.
