Hors-Série 1 – Expérience – parcs d’impression

Après plusieurs articles à vous expliquer l’ensemble des aspects techniques de la BI, j’aimerais vous faire part de mes expériences professionnelles où j’ai pu utiliser les principes que je vous ai élaborés au cours des dernières semaines.

Ce premier hors-série traitera de ma première expérience professionnelle : la gestion des parcs d’impression.

La gestion de parcs d’impression

Dit comme ceci, cela peut faire sourire, mais comprendre les coûts relatifs à l’impression en 2013 – alors que la dématérialisation n’était pas encore un phénomène de société – était très important.

En tant que fournisseur de matériel et de support informatique, le cœur de métier de la première société où j’ai travaillé était la vente et la maintenance d’imprimante de tout type : bureautique, professionnelle, imprimeur, grand volume à imprimer, etc…

Leur but principal : fournir un service parfait pour leur client. Pour cela, le meilleur moyen autre qu’humain, était de stocker l’information de tout l’environnement client : encodage des machines préparées et mise en place chez le client, relevage des compteurs d’impressions, calcul du taux de couverture lors des impressions, etc…

Autant de facteurs qui auraient pu être mis de côté car jugés fastidieux à l’encodage, mais qui se sont révélés être une force lors de l’utilisation de la data.

Mise en place de la BI

Pour commencer, toute la société réalisait déjà des rapports BI, comme je vous l’avais décrit dans mon second article. Mais tous ces rapports prenaient du temps, beaucoup de temps, voire beaucoup trop pour certains rapports.

Tout d’abord, nous étions partis sur l’utilisation du système de reporting de l’outil ERP de l’entreprise. Malheureusement celui-ci ne permettait que l’utilisation des données internes au logiciel. Alors deux solutions ont été mises en place :

• L’utilisation d’un système de reporting externe (MS SSRS). Cette solution s’est révélée être trop lente lors de la génération des rapports.
• La mise en place d’un logiciel purement orienté Business Intelligence : Qlikview, de la société Qlik.
  C’est avec ce logiciel que j’ai alors compris et appris ce qu’était réellement la BI.

Premier rapport

Le premier rapport que j’ai eu l’occasion de mettre en place fut un rapport de gestion des interventions selon l’urgence et l’importance de ceux-ci.

Constat du besoin : Le Service Après-Vente encode l’ensemble des interventions dans l’ERP de l’entreprise. Et ces données ne vivent que pendant un court moment, une moyenne de 1 à 2 semaines.
Le problème fût qu’avec le volume d’encodage, certaines interventions étaient laissées de côté, sans être remarquées. Et ceux quelque soit le type d’intervention sur les machines d’impression (incident, maintenance).

Le rapport mis en place à permis plusieurs choses :

• L’assemblage des incidents et maintenances sur une même table d’informations
• La création de plusieurs tableaux mettant en évidence l’ensemble des interventions selon le moment de leur encodage, leurs symptômes, et leur urgence.
• Le rafraîchissement des données en automatique toutes les 5 minutes.

Finalité : au lieu d’être perdu dans une montagne d’interventions à ne plus pouvoir les distinguer les unes des autres, une fois qu’elles sont gérées et ordonnancées correctement, des décisions plus pertinentes ont pu être prises :

• Choix du technicien selon sa spécialisation, et son emplacement courant ou à venir
• Gestion des urgences, avec disponibilités des techniciens en cours

Autres rapports réalisés

Parmi les autres rapports que j’ai pu réaliser pour le SAV :

• Le rapport annuel pour les clients : liste de l’ensemble des machines gérées par la société, liste des interventions, évolution des relevés d’impression par machine, etc…
• Prévision de pannes, incidents, et maintenances

Ou retrouvez nos autres articles de la série La BI dans tous ses états.