La BI pour mettre en valeur vos logiciels
Aujourd’hui, je vais vous parler de l’utilisation de la business intelligence en tant que « simple » outil d’analyse et d’affichage de l’information.
A ce jour, la plupart des systèmes d’informations utilisés sur le marché sont très performants pour enregistrer la donnée. Cela vaut pour les systèmes de gestion, les logiciels de gestion de la relation client, etc.
Et ce, pour plusieurs raisons :
- L’interface a été développée pour faciliter l’apprentissage ou l’utilisation du logiciel. Depuis plusieurs années, les éditeurs de logiciels font appel à des professionnels de l’ergonomie pour améliorer l’expérience utilisateur.
- Des développements précis ont été réalisés pour entrer des informations qui étaient jusqu’ici absentes. Ces informations, nécessaires à l’optimisation des performances, vous permettent d’aller plus loin dans l’analyse.
- L’outil a été créé directement dans votre entreprise pour vos propres besoins. Sur-mesure, il est parfaitement adapté à tous les aspects de votre activité et permet d’enregistrer toutes les informations nécessaires.
Mais, quel que soit votre système d’informations (logiciel seul ou ensemble d’outils), il lui manque toujours quelque chose pour atteindre la perfection : des objets servant à l’analyse des données.
Que ce soient des graphiques, des tableaux, des chiffres importants, ou même des états finaux, vous aimeriez les mettre directement en valeur pour faciliter la prise de décision par rapport aux données de votre logiciel.
L’intégration directe
Ces objets peuvent être directement intégrés à votre système d’informations. Il s’agit alors de rapports prêts à être consultés (aux formats PDF, Excel ou Word) ou imprimés, ou en tant que graphiques directement disponibles.
Leur but est alors d’aider à la prise de décision immédiate dans le logiciel, ou à la distribution de l’information, par exemple à des personnes ne pouvant pas accéder à ce logiciel.
Mais il est arrive que, pour de nombreuses raisons, vous ayez du mal à obtenir ces représentations dans votre logiciel :
- Le système d’informations ne prévoit pas la capacité de visualiser les données (ou des visualisation essentielles pour vous sont manquantes) ;
- Vous utilisez un logiciel (gratuit ou payant) et les tableaux de bord nécessitent un surcoût inadapté au service rendu ;
- Les vues proposées ne sont pas pertinentes pour vous ;
- Modifier les visuels est difficile à réaliser ;
- Etc.
Autant d’arguments qui vous ont fait abandonner l’analyse de votre data, ou qui vous ont poussé à collecter vous-mêmes ces informations en réalisant des extractions à la main, pour une étude a posteriori dans votre outil d’analyse (le plus souvent Excel, qui reste assez peu adapté aux traitements complexes).
L’utilisation d’un outil d’analyse
L’intérêt d’analyser votre data est d’externaliser le besoin en rapport / en tableau de bord, pour ne pas en être dépendant, améliorer les rapports existants ou leur apporter des modifications pour vos besoins, ou encore créer de nouveau rapport non présent dans votre SI.
Dans un premier temps, il est toujours utile de « jouer » non seulement avec l’outil voulu (tableur, outil de création de rapports, mise en place de tableau de bord) mais aussi avec le rapport en lui-même.
Découvri ainsi la business intelligence vous permettra d’en estimer les limites, tant au niveau de son utilisation qu’au niveau de sa quantité de fonctionnalités.
Quant au fait d’utiliser et de jongler avec les informations d’un SI, cela vous permettra d’allier des données auxquelles vous n’aviez pas pensé auparavant, ou de trouver de nouvelles mesures et axes d’analyse intéressant à étudier.
Ou retrouvez nos autres articles de la série La BI dans tous ses états.
