Dans cet article, nous allons aborder un point essentiel que peut soulever la busines intelligence : la sécurité de l’information.
Vous récupérez sûrement beaucoup de data de différents horizons (ressources humaines, comptabilité, ventes, achats, …) afin de les rendre plus compréhensibles, plus accessibles.
Or, en augmentant la quantité de données, de sources et de personnes ayant accès à ces informations, on augmente aussi le risque de partager des données censées rester discrètes : package salarial, visibilité sur l’entièreté des chiffres de l’entreprise, ventes réalisées par l’ensemble des commerciaux, prix d’achats obtenus et le nom des fournisseurs choisis, informations personnelles des employés et des clients, etc…
Autant d’informations très utiles pour les décideurs de chaque département, voire du comité de direction, mais à ne pas mettre dans les mains de tous les employés. Les conséquences peuvent être la fuite d’informations, une mauvaise ambiance dûe à de la jalousie ou de l’incompréhension par exemple.
Démonstration par l’exemple
Je vais vous illustrer mon propos.
La société AQME réalise des ventes de boissons gazéifiées avec l’aide de 6 commerciaux, répartis comme suit (parce que la France est très grande) :
- La région Île-de-France
- Le Nord-Ouest
- Le Nord-Est
- Le Sud-Ouest
- Le Sud-Est
- l’Outre-mer
Je réalise un simple rapport de présentation du CA, du nombre de ventes réalisées ou non ; ceci afin de déterminer la politique marketing à adopter pour chaque région.
Si mon rapport était présenté comme tel à l’ensemble des commerciaux, plusieurs questions pourraient être soulevées : Si tout le monde a le même taux de commission, certains territoires ne sont-ils pas plus faciles pour réaliser des ventes ? Ou à l’inverse, pourquoi certains commerciaux auraient une meilleure commission que d’autres ?
Sans parler de la comparaison des résultats de chacun.
Définition de la sécurité au sein d’un rapport
Afin de gérer cette sécurité, nous avons une technique : cacher les informations que vos commerciaux ne devraient pas voir.
Selon l’outil que vous utilisez, cette mise en place peut être :
- Manuelle : il vous faut alors dupliquer le rapport autant de fois que vous devez avoir de versions pour ce rapport. Mais gare à la vérification du cloisonnement des informations. Vous n’êtes pas à l’abri de l’erreur humaine, de l’oubli, etc…
- Automatique : Avec seulement quelques informations, au minimum le nom des personnes ou du groupe de vente auquel elles appartiennent, et potentiellement une valeur de rattachement. Alors ces personnes ne verraient que les informations liées à cette valeur de rattachement.
Dans le cas du commercial qui doit gérer le Nord-Est (valeur de rattachement), il ne verrait que les informations concernant les ventes de son secteur. Celles des 5 autres régions ne seraient même pas disponibles pour son affichage.
La mise en place de la sécurité nécessite d’avoir au minimum l’identification d’une personne ou d’un groupe de personnes, et si besoin d’une valeur de rattachement.
Dans le cas précédent, nous pouvons même simplifier la gestion commerciale : si un commercial réalise une vente avec un client, alors nous pourrions afficher que les ventes réalisées par ce commercial uniquement, et ce, quelque soit la région.
Pour aller plus loin dans la sécurité
Il est aussi possible de bloquer l’affichage de certaines informations directement selon la personne qui utilise le rapport : par exemple, si une personne autre que commercial regarde le rapport, la valeur de commission et le pourcentage de commission n’apparaîtraient même pas, et ce quelque soit le graphique ou tableau.
Définissez le public de votre rapport, et n’oubliez surtout pas de cloisonner l’information pour une meilleure sécurité !
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